1/ Définir les objectifs de l’événement
L’ensemble de l’événement d’entreprise sera basé sur un seul but, celui que vous vous êtes fixé par le biais de cette réunion collective.
Il conviendra de définir avec précision l’objectif recherché, afin de savoir comment matérialiser vos besoins, ainsi que pour pouvoir évaluer par la suite le succès de l’opération. En partant de ce point de départ, vous vous assurez un déroulement fluide et sans problèmes de votre événement.
2/ Avancer étape par étape
La liste des préparatifs est longue et aucun d’eux ne devra être minimisé. Au final, chaque élément sera perçu et analysé par vos convives, du plus important au plus insignifiant. En fonction du secteur dans lequel vous évoluez et du niveau de votre prestation, un seul faux pas pourrait nuire définitivement à votre image de marque.
3/ Proposer un contenu pertinent
Le déroulement de votre événement devra être intéressant pour capter l’attention de vos invités. Ils devront comprendre l’intérêt de leur présence et le message que vous leur faites passer devra leur apporter des informations pertinentes.
4/Un cadre accueillant
Si le fond de l’événement est primordial, il ne faut pas non plus en négliger la forme. Choisissez un lieu agréable (en extérieur si possible, une salle accueillante, etc.) et optez pour des décorations chaleureuses et à l’image de votre entreprise.
5/Faire preuve d’originalité
Pour que votre événement marque les esprits, il se doit d’être original, de sortir des sentiers battus. Si vous entrez dans les codes des standards habituels, votre événement sera tout aussi, voire moins percutant que celui d’un concurrent.
6/Une communication efficace autour de votre événement d'entreprise
Cette étape ne devra pas être négligée, au risque de ne voir qu’un nombre très restreint de personnes répondre positivement à votre invitation.
Il leur faut effectivement le temps de s'organiser à partir du moment où ils reçoivent votre faire-part. Il est donc conseillé de l'envoyer 3 semaines avant l'événement. Avant, vos invités risquent d'oublier ou de ne pouvoir se projeter à si long terme. Plus tard, ils pourraient avoir fixé d'autres priorités.